E-Rechnungspflicht ab 2025 - Was steckt dahinter?

Die E-Rechnungspflicht ist in aller Munde, aber was steckt eigentlich dahinter? Was gilt es zu beachten? Welche Lösungen gibt es? Genau hierüber möchten wir Sie aufklären.

WAS IST EINE E-RECHNUNG?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in digitaler Form erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Sie ersetzt die traditionelle Papierrechnung und kann automatisiert in Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme integriert werden. E-Rechnungen erfüllen oft bestimmte gesetzliche Vorgaben, um die Echtheit und Integrität der Daten sicherzustellen.

FRISTEN UND VORBEREITUNG

• Ab dem 01.01.2025 ist die Annahme von E-Rechnungen bei Abrechnungen zwischen Unternehmern Pflicht.
• E-Rechnungen empfangen können, musst du ab dem 01.01.2025. Dafür brauchen Sie ein E-Mail Postfach und die entsprechende Software. Weiterhin gilt die Aufbewahrungspflicht. Diese muss digital erfolgen.
• Bis 31.12.2026 dürfen Sie weiterhin herkömmliche Papierrechnungen oder digitale Rechnungen (PDF, JPG, etc.) versenden.                                                                                            Ausnahme: Ihr Unternehmen hat 2026 einen Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro - Hier verlängert sich dann die Frist um ein Jahr auf den 31.12.2027
• Spätestens ab dem 01.01.2028 müssen alle Rechnungen zwischen Betrieben E-Rechnungen sein.

ANFORDERUNGEN UND FUNKTIONEN

• Die neue E-Rechnung ab 01.01.2025 muss verschiedene Vorgaben und Normen erfüllen. PDF-Dokumente oder E-Mails mit Rechnungspflichtangaben gelten nicht als E-Rechnung. PDFs dürfen noch in der Übergangsfrist bis Ende 2027 versandt werden.
• Die neue E-Rechnung gibt es in zwei Formaten: XRechnung ist ein rein strukturiertes Format, das nur elektronisch lesbar ist. Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Format, bestehend aus einem strukturierten Datenteil (z.B. XML-Datei) und einem menschenlesbaren Teil (wie z.B. einem PDF-Dokument).

SOFTWAREANFORDERUNGEN

Um E-Rechnungen empfangen, lesen und übermitteln zu können benötigst du eine separate Software.

Diese sollte folgende Vorgaben erfüllen:

• Elektronische Verarbeitung und GoBD-konforme Archivierung
• Unterstützung von Standards wie ZUGFeRD oder XRechnung
• Einhaltung von Datenschutzgesetzen (z.B. DSGVO) durch Schutz der gespeicherten Daten und der übermittelten Rechnungen
• Die Funktion E-Rechnungen mit anderen Systemen (z.B. ERP, Buchhaltung) auszutauschen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten

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